为规范我院档案管理工作，提升档案管理标准化与信息化水平，保障档案的完整性、准确性、系统性与安全性，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》《云南省档案条例》等法律法规及行业主管部门要求，我院拟对长期积存的文书、科技等档案进行系统化整理及数字化加工。为确保项目方案科学、预算合理、流程规范，现面向社会公开征询意见，并进行采购前市场论证。
一、项目背景与必要性
我院档案自2011年整体搬迁后，长期未进行系统化整理，管理工作严重滞后。为建立健全规范的档案管理体系，确保档案资源的安全保管和高效利用，满足国家法律法规要求及医院日常运营、审计、查询等需求，实施本项目势在必行。
二、项目内容与核心要求
本项目旨在委托具备相应资质与能力的专业服务机构，提供以下服务：
1.服务范围：对新平县人民医院综合档案室内现存散乱档案进行系统整理、规范归档、装盒编目及数字化加工（包括条目著录、原文扫描等），确保加工后的电子档案便于日常检索，并符合云南省档案馆接收进馆标准。
2.整理规范：严格按照国家及行业标准（如《归档文件整理规则》DA/T 22）进行操作，包括分类、组卷、排列、编号、编页、修裱、去金属物、规范装订等。
3.数字化加工要求：
扫描色彩模式以彩色为主，黑白或灰度视档案实际情况选用。
扫描分辨率不低于300dpi。
存储格式为双层PDF（或JPG+PDF），图像需进行纠偏、去污、裁剪、拼接等精细化处理。
数字化成果与目录数据挂接准确率须达到100%。
4.技术与系统要求：供应商需自备符合要求的档案数字化加工软件、安全管理软件及相应硬件设备，并提供持续的本地化技术支持。
5.安全保密要求：供应商须制定完备的现场安全管理与保密制度，配备专职管理人员，确保档案实体与信息数据的绝对安全。所有进场人员必须签订保密协议。
6.人员资质要求：项目服务团队核心人员需持有有效的《档案专业岗位培训证书》或类似资质，并完成必要的保密教育培训。
7.验收标准：以《纸质档案数字化规范》（DA/T 31）、《归档文件整理规则》（DA/T 22）等国家及行业标准为主要依据。
8.其他要求：参与本次论证的供应商报名时须踏勘项目现场，并根据实地情况，提交一份详实的《档案整理及数字化加工服务实施方案》，方案中需包含工作量预估、详细报价（包干价）及项目计划。
三、论证暨征询会目的
1.市场调研：了解当前档案整理及数字化加工服务的最新市场行情、技术标准、服务流程及收费标准。
2.方案论证：征询潜在供应商对本项目需求的理解、实施方案建议、技术能力及同类项目经验。
3.预算论证：对项目的初步预算进行评议，论证其科学性与合理性。
四、参与资格条件
欢迎符合以下条件的潜在供应商或行业专家报名参与：
1.具有独立承担民事责任的能力，营业执照经营范围包含档案整理、数字化加工等相关内容。
2.具备丰富的档案整理、数字化加工服务经验与成功案例（请准备案例简介）。
3.具备履行合同所必需的专业技术团队、专用软件和硬件设备。
4.信誉良好，近三年内无重大违法记录。
五、报名信息
报名时间：2025年12月12日至12月22日（工作日），上午8:00-11:30，下午14:30-17:30。
报名地点：新平县总医院人力资源部。
项目联系人：杨宗云
联系电话：18087779341
六、重要声明
1.本次论证暨意见征询活动仅为采购前的市场调研与技术方案咨询，不构成招标要约，不代表我院的任何采购承诺。我院不收取也不支付任何费用。
2.参与单位所提交的所有方案、建议及相关信息，其知识产权归提交方所有，但我院享有为编制本项目正式采购需求而参考、使用、修改和整合的权利。
3.我院对本次活动拥有最终解释权。
新平县人民医院
2025年12月10日
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